À l'occasion de la fête des secrétaires ce 17 avril, nous mettons à l'honneur Ghislaine, Assistante administrative du secrétariat des élus à la Ville de Donges. Cette année, elle célèbre sa quarantième année de service au sein de la Mairie, une fidélité qui force le respect et l'admiration.

En route vers la Mairie de Donges

Avant de devenir une figure incontournable de la Mairie de Donges, Ghislaine a enrichi son parcours professionnel à travers diverses expériences : remplacements à l’hôpital local, missions au sein de différentes entreprises, puis un poste d’assistante administrative dans un cabinet notarial à Saint-Nazaire. Suite à une réduction de personnel, elle fait le choix d’envoyer plusieurs candidatures spontanées dans sa ville d’origine. La Mairie de Donges la contacte et l’embauche directement en tant que titulaire.

L'arrivée de Ghislaine à la Mairie de Donges en 1985 coïncide avec un changement majeur dans l'organisation du travail. L'entrée en vigueur de l'accord du 28 juin 1985, fixant la durée hebdomadaire de travail à 39 heures par semaine pousse la ville à recruter du personnel supplémentaire. C’est dans ce contexte que Ghislaine intègre l’équipe des agents municipaux, à un poste partagé entre le secrétariat général et les finances sous l’intitulé « AOP » (Aide Ouvrier Professionnel).

Ses études et concours

Titulaire d’un Baccalauréat Littéraire, Ghislaine a complété son parcours en suivant une formation accélérée en sténodactylographie. Cette compétence alliant l'art de transcrire aussi vite que la parole, lui a permis d’être rapidement intégrée dans le monde professionnel. Animée par une volonté d'évoluer, Ghislaine réussi le concours d'adjoint administratif principal de 2ème classe dans les années 90, puis a gravi les échelons jusqu’au grade d’adjoint administratif principal de 1ère classe.
Soutenue par sa hiérarchie, elle s’est préparée en 2022, pendant plusieurs mois, au concours de rédacteur de catégorie B qui n’a pas été concluant. Sa persévérance a cependant été récompensée puisqu'elle a obtenu ce grade par promotion interne en 2024.

Des missions variées

En 1985, les services administratifs de la Mairie de Donges étaient moins nombreux et n’étaient pas structuré comme ils le sont aujourd’hui, favorisant une grande polyvalence chez les agents. Ainsi, en plus de son double poste « secrétariat général/finances », Ghislaine assurait la gestion du courrier, la rédaction d’arrêtés municipaux (arrêtés du personnel, d'ouverture d'établissement, d’ouverture de crédit, …), le classement de documents, la préparation des conseils municipaux, le suivi de l’urbanisme, … Puis une opportunité d’occuper un poste à plein temps au secrétariat générale s'est présentée avec le départ en congé maternité d’un agent. Une mission qu’elle a choisie de pérenniser et qu’elle occupe encore aujourd’hui.

Actuellement, son quotidien est rythmé par la gestion ainsi que la rédaction de courriers et de mails, l'accueil physique et téléphonique des administrés, la gestion des agendas des élus, l'organisation de réunions, la retranscription des conseils municipaux, ainsi que la préparation des invitations protocolaires pour des événements majeurs tels que les commémorations du 19 mars, du 8 mai ou du 11 novembre, la cérémonie de la Sainte-Barbe et les vœux du Maire à la population.

Un métier en constante évolution …

L’une des transformations les plus marquantes de sa carrière reste, sans aucun doute, l’évolution des outils de travail. Elle se souvient encore de ses débuts, avec une machine à écrire électrique, ou elle devait utiliser du papier à en-tête, du papier carbone ou encore des pelures pour réaliser des copies. À cette époque, la Mairie ne disposait pas encore de photocopieuse. Certaines collègues utilisaient aussi des machines à stencil : un pochoir permettait de perforer une feuille imperméable (papier paraffiné ou feuille celluloïd) afin de laisser passer l'encre.

L’arrivée progressive de nouvelles technologies a profondément bouleversé les pratiques professionnelles. Du Minitel aux ordinateurs dans les années 1990, en passant par les logiciels plus récents, chaque évolution a nécessité des formations continues. Ce changement s’est souvent fait avec l’appui bienveillant des agents plus jeunes, favorisant une transmission intergénérationnelle des compétences.

… Demandant de la rigueur et beaucoup d’organisation

La clé de la réussite dans son métier ? La discrétion, l’écoute, la rigueur et le sens de l’organisation. Ghislaine met également un point d’honneur à soigner la rédaction des correspondances, une tâche qu’elle affectionne particulièrement.
Comme dans de nombreux métiers, les défis ne manquent pas ! Pour elle, le plus délicat reste de penser à tous les petits détails qui ne paraissent pas importants mais qui font la différence : croiser les agendas pour trouver la date et l’horaire les plus adaptés et s’assurer que tout le monde peut être présents, s’assurer de la disponibilité d’une salle de réunion ou encore gérer les invitations et les courriers avec précision et dans les délais… Un métier qui demande une logistique et une gestion maîtrisée de chaque étape.

Anecdotes et moments marquants

Quarante ans de carrière réservent forcément des souvenirs… parfois inattendus ! Parmi les plus marquants, elle se souvient de cet administré mécontent qui, un jour, s’est présenté avec un rat mort dans un seau... Un bouquet de fleurs aurait été plus charmant : ses préférés sont les pivoines.

Les conseils de Ghislaine pour devenir assistante administrative en Mairie

Pour celles et ceux qui souhaiteraient suivre son parcours et travailler dans la fonction publique territoriale, Ghislaine recommande de passer des concours et surtout, de bien s’y préparer en amont ! Ces concours sont essentiels pour devenir titulaire, changer de catégorie et gravir les échelons tout au long de sa carrière.

Merci Ghislaine 

Avec 40 années d’engagement au service de la Mairie de Donges et de ses habitants, Ghislaine mesure le chemin parcouru avec reconnaissance et fierté :

« Je me suis épanouie dans mon métier. Cela fait 40 ans que je suis au même poste, dans le même service, et je ne me suis jamais ennuyée une seule fois. J’ai toujours apprécié les missions confiées et la confiance que l’on m’a accordée. »

Un bel hommage à une carrière exemplaire, marquée par un engagement sans faille au service public et à la Ville de Donges.

Belle fête des secrétaires à toi, Ghislaine, et à toutes celles et ceux qui exercent ce métier avec cœur et professionnalisme !